Dřevodomek

Jak jsme postupně jednali s mnoha firmami nebo osobami, objevila se potřeba nějak šikovně a přehledně archivovat a uspořádat všechna data, která s těmito jednáními souvisela. Velmi často je totiž nutné vracet se do minulosti, vyhledat, co jste kdy komu řekli nebo napsali a jak na to reagoval on, najít dokumenty, které jste kdysi obdrželi apod. Z osobních jednání je potřeba zapsat alespoň krátká shrnutí, závěry a dojmy, může se hodit i stručná charakteristika osob, které se jednání zúčastnily. Naprostá většina jednání probíhá mailem, takže je potřeba archivovat obsah mailů a případně i posílané přílohy (obrázky, nabídky, výkresy apod.). Velmi důležité jsou také kompletní kontaktní údaje, jejich opakovaným vyhledáváním byste v budoucnu mohli ztrácet mraky času. Nejhorší je, že komunikace s druhými stranami může probíhat na více místech (např. v práci a doma) a všude budete potřebovat stejné kompletní informace.

Osvědčil se mi následující systém. Na počítači jsem si založil složku Tachlovice a do ní jsem začal ukládat všechno, co se stavbou a její přípravou souviselo. Uvnitř složky Tachlovice jsou tedy další složky - Návrhy (pro vlastní návrhy dispozice, koupelen apod.), Peníze (pro různé finanční rozvahy), Články (pro zajímavé texty stažené z internetu) apod. Teď chci ale psát o složce Firmy. Ve složce Tachlovice\Firmy jsem začal zakládat složky pojmenované jednotlivými firmami, takže vznikla takováto struktura složek:

Obsah souboru Kontakty.doc je zřejmý. V souboru Kronika.doc je jediná tabulka se dvěma sloupci, do levého sloupce zapisuji datum události a do pravého zapisuji nebo kopíruji příslušný text (komentář, shrnutí, kopie e-mailové zprávy apod.). Pokud k události patří nějaká elektronická data (typicky přílohy e-mailových zpráv), kopíruji je do složky nazvané datem události. Někomu může připadat poněkud přehnané kopírovat do jediného souboru všechny související e-mailové zprávy, ale už mnohokrát jsem se přesvědčil, že to stojí za tu práci. Pokud potřebuji něco vyhledat, je to bleskově, kdybych procházel stohy e-mailových zpráv, strávil bych nad tím mládí (kdybych ještě nějaké měl).

Dál jsem pátral po nějakém způsobu, jak zajistit, abych všechna data měl k dispozici všude, kde bych je mohl potřebovat, tj. na počítači v práci, na počítači doma a na notebooku, který občas může být potřeba na nějakém jednání. Jediná možnost, jak to zajistit, je synchronizovat data prostřednictvím internetu. Našel jsem server https://www.dropbox.com/, jehož možnosti mi naprosto vyhovují. Do každého počítače, kde data potřebujete, se nainstaluje malý prográmek a pomocí jména a hesla (obdržíte při registraci) se připojíte na server, kde jsou data uložena vždy v aktuálním stavu a odkud se na počítač zkopírují. Vše probíhá naprosto transparentně, není potřeba se o nic starat. Volná verze programu/služby Dropbox umožňuje synchronizovat data do objemu 2 GBytů, což je zcela dostačující. Jediná vada na kráse je, že Dropbox mezi počítači synchronizuje jedinou složku, která se musí jmenovat My Dropbox. Tu jsem si na každém počítači musel založit a složku Tachlovice jsem tedy přemístil sem.